De entornos analíticos heredados duplicados a una plataforma unificada "Cloud-Core"

El Dolor

La organización afrontaba un escenario fragmentado de analítica: dos instancias empresariales separadas del BI, cada una con sus propios usuarios, roles/grupos, dashboards, programaciones de trabajos y modelos de datos gobernados. Esta estructura generaba varios problemas clave:

• Sobrecarga administrativa redundante: mantenimiento de dos entornos, dos matrices de permisos, dos conjuntos de schedules.
• Experiencia de usuario inconsistente: algunos usuarios existían en ambas instancias con roles distintos, lo que causaba confusión y disparidad en accesos.
• Problemas de rendimiento y fiabilidad: las tareas programadas y consultas en ambas instancias mostraban demoras o fallas debido al diseño legado y al crecimiento del contenido.
• Complejidad en la gobernanza: tener dos plataformas incrementaba el riesgo de métricas inconsistentes, falta de "fuente única de la verdad" y acceso de usuario fragmentado.

El Proceso

RavencoreX abordó la migración con una metodología estructurada por fases, alineada tanto con la gobernanza como con los aspectos técnicos. Los pasos principales incluyeron:

• Descubrimiento e inventario: Catalogación de todos los componentes relevantes en ambas instancias heredadas — dashboards, cuentas de usuario, roles/grupos, trabajos programados, modelos de consulta, fuentes de datos y dependencias.
• Definición de la arquitectura objetivo: Diseño de la instancia unificada (cloud-core) con marcos consolidados de usuarios/roles/grupos, permisos armonizados y configuración optimizada para rendimiento.
• Modelado de perfiles híbridos: Para los usuarios que existían en ambas instancias heredadas, se construyeron perfiles híbridos en la instancia objetivo para que cada usuario llegara al nuevo entorno con esencialmente los mismos accesos y experiencia.
• Ejecución de la migración: Se migraron dashboards, usuarios, roles/grupos, schedules. Las definiciones de consultas y trabajos fueron portadas, y los schedules re-secuenciados.

• Afinamiento de rendimiento y monitoreo: Durante y después de la migración se ejecutaron optimizaciones de rendimiento — afinamiento de consultas, optimización de programación de trabajos, monitoreo de dashboards para equivalencia de resultados. La validación con usuarios garantizó que los dashboards migrados mostraran los mismos datos que antes, mientras el sistema subyacente entregaba mayor rapidez.
• Gobernanza y gestión del cambio: A lo largo de la migración se mantuvo un estrecho compromiso con los usuarios de negocio para asegurar una adopción fluida, mantener la confianza en los resultados analíticos y gestionar cualquier caso límite de roles/permisos.

Las Optimizaciones

Durante la migración se incorporaron varias optimizaciones de valor añadido:

• Consolidación de usuarios/roles/grupos: Los modelos de usuarios/roles separados de ambas instancias fueron racionalizados hacia un modelo unificado. Esto redujo la carga administrativa y mejoró la claridad en la asignación de permisos.
• Optimización de consultas y schedules: Las instancias heredadas a menudo arrastraban patrones de consulta anticuados y definiciones de programación ineficientes. Al analizar métricas de ejecución, se ajustaron consultas, se re-programaron jobs para minimizar conflictos y se mejoró el uso de recursos.
• Experiencia de usuario sin interrupciones: A pesar de la re­plataforma técnica, el flujo de trabajo de los usuarios se mantuvo sin cambios — los dashboards se presentaron de forma idéntica, los accesos se conservaron y los perfiles híbridos aseguraron que ningún usuario fuera "perdido" durante la transición.
• Marco de validación: Se estableció un pipeline de validación que comparó los outputs de los dashboards antes y después de la migración, se realizaron pruebas de aceptación con stakeholders de negocio y se monitoreó el rendimiento, permitiendo detección temprana y corrección de anomalías.
• Estrategia de fallback: Mantener la plataforma heredada en paralelo durante un período definido proporcionó una red de seguridad. Permitió una reversión rápida si surgían problemas y al mismo tiempo impulsó la adopción de la nueva plataforma de forma controlada.

Los Resultados

La migración produjo resultados sólidos:

• La organización ahora opera sobre una única plataforma analítica en la nube ("cloud-core"), lo cual simplifica la gobernanza, reduce la duplicación y disminuye la complejidad del sistema.
• Los usuarios experimentaron poca o ninguna interrupción: sus dashboards, accesos y roles se conservaron, mientras que la plataforma subyacente mejoró en rendimiento.
• Los tiempos de carga de dashboards y la estabilidad de los trabajos programados mejoraron gracias a las optimizaciones implementadas durante la migración.
• Se eliminó la sobrecarga y el riesgo asociados al mantenimiento de dos instancias paralelas de BI; las operaciones analíticas futuras son más eficientes y mantenibles.
• El despliegue por fases con estrategia de fallback aseguró mínima interrupción, alta confianza de los usuarios y credibilidad en el entorno de analítica migrado.

La Ventaja de Trabajar con RavencoreX

La asociación con RavencoreX en este proyecto aportó beneficios estratégicos significativos:

• Profunda experiencia en plataformas de analítica en la nube — especialmente en combinar la plataforma de BI con infraestructura de nube — lo que permitió un diseño robusto y preparado para el futuro.
• Metodología probada para la consolidación de instancias analíticas heredadas: modelado de roles/permisos, diseño de perfiles híbridos, planificación de migración, optimización de rendimiento, transición centrada en el usuario.
• Enfoque equilibrado entre infraestructura técnica y experiencia de usuario: asegurar que los usuarios de negocio vieran continuidad, mientras que la base técnica mejoraba de forma sustancial.
• Aproximación de corte-over (cut-over) con riesgo mitigado: operación paralela, ventanas de validación de usuario, instancia de fallback mantenida — reduciendo el tiempo de inactividad y la ansiedad de la migración.
• Mentalidad de gobernanza analítica estratégica: esto no fue solo una migración puntual, sino una base para operaciones de analítica escalables y mantenibles en el largo plazo.